Änderung für Kassensystem bis Ende 2016

Weiterhin herrscht große Verunsicherung in der Gastronomie bezüglich der Veränderungen für Kassensysteme zum 31.12.2016. Leider hat bisher auch die Finanzverwaltung keine übersichtliche Information für die Gastronomin / den Gastronomen herausgegebenen. Wir versuchen hier ein wenig Klarheit ins Dunkel zu bringen:

Anlass für die Veränderungen sind verschiedene Schreiben der Finanzbehörden zum GDPdU und GoBD.

Der Begriff GDPdU bedeutet "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen".
GoBD ist mit “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ wesentlich sperriger.

Seit dem 01.01.2002 müssen Betriebe alle Unterlagen, die mit einem EDV Systemen erstellt worden sind, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar halten. Die Daten mussten unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren. Erst mit dem Schreiben vom  26.11.2010 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF), in dem die Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen deutlich verschärft wurden, ist allen klar, dass sich etwas ändert. Mit einem Schreiben des BMF vom 14.11.2014 wurde festgelegt, das die GoBD ab dem 1.1.2015 die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) ersetzen.

Die bedeutet: Für alle Unterlagen, die mit einem Kassensystem / Datenverarbeitungssystem (Registrierkasse, POS  Kasse = Point of Sale Kasse) erstellt worden sind, gilt:

  • Jede Buchung (Einnahme und Ausgabe) ist einzeln aufzuzeichnen, so dass jede Buchung reproduzierbar ist
  • Aufbewahrung aller Einzeldaten für die Dauer von mindestens 10 Jahren
  • Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein
  • Die erforderlichen Organisationsunterlagen, z.B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen, sind historisiert vorzuhalten
  • Einzeldaten inkl. Strukturinformationen sind in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung zu stellen
  • Es ist der Nachweis zu führen, dass die Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden
  • Eine Verdichtung der Daten ist unzulässig
  • das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form ("Z-Streifen" oder "Journal-Streifen") unzulässig.

Was es nach heutigem Stand nicht bedeutet ist, dass das Finanzamt jederzeit online auf die Daten zugreifen kann. Weiterhin muss für die Prüfung und damit die Herausgabe Ihrer Daten eine Prüfungsanordnung vorliegen.

Da die Finanzverwaltung die Anforderungen stetig präzisiert ist dies nur eine Momentaufnahme.  

Sollten Sie bereits ein Kassensystem im Einsatz haben, fragen Sie Ihren Kassenhändler, ob Sie die Anforderungen erfüllen oder ob Sie die Kasse aufrüsten können und müssen. Ist die vorhandene Kasse nicht aufrüstbar, dann gibt die Übergangsfrist bis zum 31.12.2016.

 

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