Anforderungen an Kassensysteme - Übergangsfrist bis Ende 2016?

Finanzamt – Anforderungen an Kassensysteme

Gastronomiebetriebe sind verstärkt in den Fokus der deutschen Finanzbehörden geraten, da deren Geschäft überwiegend bar abgewickelt wird. Die Prüfer von den Finanzämter verlangen neben den Z-Bons - auch Tagessummenbons genannt – immer häufiger auch den digitalen Zugriff auf die erfassten Kassendaten nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführung.

GoBD ersetzen GDPdU und GoBS

Die steuerlichen Anforderungen an Kassensysteme – häufig Registrierkassen genannt – werden in zwei Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 zu Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und 01.01.2015 Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) dargestellt. Mit diesen beiden Schreiben weisen die Finanzbehörden darauf hin, wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden sollen und wie Finanzämter bei einer Betriebsprüfung auf diese Informationen zugreifen dürfen und wollen. Die GoBD löst neben der GDPdU auch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) im Sprachgebrauch ab. Inhaltlich und bezüglich der Anforderungen an Kassensysteme ergeben sich mit dem letzten Schreiben keine Neuerungen.

Aufbewahrungspflicht für Kassendaten - 10 Jahre

Neben der nachvollziehbaren und vollständigen unveränderbaren Aufzeichnung der Daten sind auch Programmier- und Stammdatenänderungen für 10 Jahre zu speichern. Die Vollständigkeit wird regelmäßig anhand fortlaufender Nummern durch die Prüfer in Augenschein genommen. Dies ist auch eine für den Benutzer einfach anwendbare Prüfmethode. Die Speicherung der Daten muss so erfolgen, dass bei einer Prüfung auf die Daten unverzüglich zugegriffen werden kann und diese mittels Export für die Prüfsoftware der Finanzbehörden verwendbar und zugriffsfähig gemacht werden. Fehlen Daten oder werden andere formale Fehler in der Kassenbuchführung gefunden, können die Prüfer die Buchführung verwerfen und es Drohen Schätzungen, die meist zu Steuernachzahlungen führen.

Die im BMF Schreiben angeführte Übergangsregelung ist bei näherem Hingucken gar keine. Die Übergangsfrist kann nur von Systemen in Anspruch genommen werden, die bauartbedingt nicht aufgerüstet werden können. Alle anderen müssen aufgerüstet werden. Unsere Empfehlung ist sich beim jeweiligen Hersteller oder Lieferanten diesbezüglich zu informieren und dann entsprechend auf- oder umzurüsten. Hier ergeben sich auch Chancen vom bisherigen Lieferanten auf einen anderen zu wechseln, wenn dessen Betreuungs- und Servicekonzept besser erscheint. Wichtig ist dabei, dass Sie auch in der Zukunft möglichst einfach und kostenneutral an die neuste Version der Software gelangen, damit die weiteren Anpassungen nicht wieder eine große Investition nach sich ziehen. Unser Konzept ist hier eine Kombination aus Betreuung, Hotlinesupport und Updateservice über eine monatliche Pauschale.

Zertifikate, die einige Hersteller zum Nachweis der Beachtung der Anforderungen an die Vorschriften der Finanzbehörden ausweisen sind mit Vorsicht zu genießen. Sie stellen nach Auskunft der Finanzbehörden keine Garantie für die Anerkennung der mit dem jeweiligen Programm erstellten Buchführung dar, da diese nur Einzelfallprüfungen darstellen und keine grundsätzliche Testierung der Software und deren nachfolgenden Versionen darstellt. Auch hier ist das Prüfen des Servicekonzept inklusive der Updateversorgung der genauere Weg, als sich auf ein „geprüft“ Siegel der Marketingabteilung des Herstellers zu verlassen.

Welche Schritte sollten nun gegangen werden:

Prüfung der derzeitigen Situation am besten durch Anfrage beim Hersteller.
Informieren Sie sich soweit erforderlich über Aufrüstmöglichkeiten und Alternativen.
Entscheiden Sie sich schnellstmöglich und warten nicht bis zum Stichtag ab, sondern prüfen, wann eine Umstellung am besten in Ihren Betriebsablauf passt.

Ergänzungen zum Fiskal Chip:

Immer wieder gibt es auch die Meinung, dass ein „Fiskal-Chip“ in die Systeme eingebaut werden muss / soll. Dazu gab es Ideen, die aber vom Bundesfinanzministerium verworfen wurden, da es aus deren Sicht keine größere Sicherheit bietet, als den Herstellern für Ihre individuellen technischen Lösungen innerhalb der oben beschriebenen Anforderungen freie Hand zu lassen.

Wir hoffen, dass wir mit dieser Information ein wenig Licht ins Dunkel bringen konnten und beraten Sie gerne.

 

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